Подати запит

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ
до публічної інформації», Указу Президента України від 05.05.11 № 547/2011
«Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної
інформації», постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.11 № 583
«Питання виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» в
Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах
виконавчої влади» та з метою систематизації роботи із запитувачами
інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої
є виконавчий комітет Бердичівської міської ради (далі – виконавчий комітет).
1.2. Запит на інформацію подається фізичною або юридичною особою,
об’єднанням громадян без статусу юридичної особи розпоряднику
інформації в усній чи письмовій формі під час особистого прийому або
шляхом надсилання поштою, електронною поштою, телефаксом або за
телефоном.
1.3. Інформація на запит до виконавчого комітету чи його структурних
підрозділів надається згідно з положеннями цього Порядку.
1.4. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що
надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній
формі.
1.5. Запит на інформацію повинен містити:
прізвище, ім’я, по батькові (найменування юридичної особи) запитувача,
поштову адресу, адресу електронної пошти або номер засобу зв’язку (якщо
такий є);
загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа,
щодо якого зроблено запит (якщо запитувачу це відомо);
спосіб отримання інформації;
підпис і дату (за умови подання запиту в письмовій формі).
1.6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації
про запитувача, зазначеній у п.1.5. цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст. 22
Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для
відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у
встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит,
надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану
електронну адресу.
1.7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на
інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідної
форми запиту на інформацію, яку можна отримати у відділі роботи з
територіальною громадою, відповідальному за надання доступу до публічної
інформації (далі – уповноважений підрозділ), самостійних структурних
підрозділах виконавчого комітету та на офіційному порталі м.Бердичева:
http://www. berdychiv.com.ua/.
1.8. У разі коли з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні
можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його оформляє
представник уповноваженого підрозділу або посадова особа, яка організовує
у встановленому порядку доступ до публічної інформації, якою володіє
розпорядник інформації, із зазначенням в запиті прізвища, імені, по батькові,
контактного телефону та надає копію запиту особі, яка його подала.
1.9. Розпорядник інформації має надати відповідь на запит на
інформацію у спосіб, обраний запитувачем, протягом п’яти робочих днів з
дня отримання запиту.
1.10. У випадку надходження запиту на отримання інформації,
необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості
харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних
природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть
статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не
пізніше 48 годин з дня його отримання, посадові особи уповноваженого
підрозділу перевіряють обґрунтованість визначення запитувачем свого
запиту як термінового згідно з положеннями Закону України «Про доступ до
публічної інформації» та об’єктивні обставини відповідного запиту. У разі
визначення терміновості запиту необґрунтованою, він розглядається у
загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави
прийняття такого рішення.
1.11. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації
або потребує пошуку її серед значної кількості даних, розпорядник
інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з
обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник
інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п’яти
робочих днів з дня отримання запиту.
1.12. У разі виникнення спірних та суперечливих питань між суб’єктами
відносин у сфері доступу до публічної інформації ці питання керівниками
структурних підрозділів виносяться на розгляд експертної комісії.
1.13. Доступ до публічної інформації забезпечується згідно з
розпорядженням міського голови від 20.05.11 № 86 «Про забезпечення
виконання вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» та
Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, затвердженого
рішенням виконавчого комітету від 23.06.11 № 354.

2. Отримання запитів щодо надання публічної інформації

2.1. Запит подається:
на поштову адресу: 13300, м. Бердичів, пл. Центральна, 1
на електронну адресу: vukonkom@gmail.com
телефаксом: (04143) 2-70-79
за телефонами: (04143) 2-00-64 (для юридичних осіб), 2-00-41 (для
фізичних осіб)
2.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані
поштою та адресовані міському голові або міській раді чи виконавчому
комітету в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи,
отримують відповідальні працівники відділу роботи з територіальною
громадою виконавчого комітету та невідкладно (протягом години з моменту
отримання) передають начальнику відділу роботи з територіальною
громадою для реєстрації. Час передачі письмових запитів фіксується у
відповідному журналі.
2.3. Запити щодо надання публічної інформації, надіслані запитувачами
на спеціальну електронну адресу виконавчого комітету, передаються
відповідальними працівниками для реєстрації. Перевірка наявності
надходження нових запитів здійснюється відповідальними працівниками
періодично, але не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня.
2.4. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не
дозволяють однозначно ідентифікувати його як такий, що підпадає під дію
Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії
прийому та реєстрації такого запиту відповідними структурними
підрозділами виконавчого комітету залучаються працівники юридичного
відділу виконавчого комітету, які невідкладно надають правову допомогу
щодо ідентифікації документа.
2.5. Запити щодо надання публічної інформації, адресовані міському
голові або міській раді чи виконавчому комітету в цілому без зазначення
конкретного підрозділу чи посадової особи, у телефонному режимі
приймаються та оформляються відповідальними працівниками відділу
роботи з територіальною громадою за спеціально визначеними для цього
номерами телефонів.
2.7. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації
телефоном структурні підрозділи виконавчого комітету переадресовують
запитувача за телефонами уповноваженого підрозділу. Аналогічний порядок
переадресації застосовується при направленні запиту факсом. Працівники
уповноваженого підрозділу приймають запит, викладений у телефонному
режимі, і на його підставі заповнюють форму запиту щодо надання
інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у п. 1.5.
цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку
здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, поданий в
усній формі.

3. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації

3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної
інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у
пп. 1.5. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам
вищезазначеного пункту цього Порядку, не є підставою для відмови у
реєстрації такого запиту.
3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну
дату надходження до виконавчого комітету фактичної дню надходження.
Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення
робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження до виконавчого
комітету наступного робочого дня.
3.3. Запити щодо надання публічної інформації, подані електронною
поштою, при реєстрації дублюються на паперових носіях. При отриманні
усного запиту чи запиту телефоном працівники уповноваженого підрозділу
заповнюють форму запиту, яка подається на реєстрацію.
3.4. На вимогу запитувача на першому аркуші копії запиту
проставляється штамп із зазначенням розпорядника інформації, дати
надходження та вхідного номера запиту. Така копія повертається запитувачу.

4. Розгляд запитів щодо надання публічної інформації

4.1. Структурні підрозділи виконавчого комітету розглядають запит та
готують проект відповіді за підписом міського голови, заступників міського
голови відповідно до розподілу обов’язків або керівника відповідного
структурного підрозділу.
4.2. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До
проекту відповіді, у разі потреби, додаються копії документів (як до першого,
так і до другого примірників).
4.3. У разі якщо запит стосується сфери повноважень декількох
структурних підрозділів виконавчого комітету, відповідальним за підготовку
проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений першим у
резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).
4.4. Підготовлений проект відповіді запитувачу, завізований керівником
структурного підрозділу, який його готував (у випадку, коли інформацію
готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують всі
керівники), передається до уповноваженого підрозділу для підписання та
відправлення. Дата та час передачі проекту відповіді фіксуються
уповноваженим структурним підрозділом у відповідному журналі.
4.5. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за
підписом міського голови, заступників міського голови або керівника
відповідного структурного підрозділу та копії документів скануються і
відправляються електронною поштою.
4.6. У разі продовження терміну розгляду запиту відповідний
структурний підрозділ виконавчого комітету, на розгляді якого знаходиться
запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці, готує проект
листа на адресу запитувача про продовження терміну розгляду запиту з
обґрунтуванням причин продовження. Зазначений лист надається до
уповноваженого структурного підрозділу згідно з пп. 4.4. цього Порядку.
4.7. Керівники відповідних структурних підрозділів виконавчого
комітету несуть персональну відповідальність за організацію розгляду
запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та
дотримання термінів їх розгляду у відповідному підрозділі, а також за зміст
підготовлених структурним підрозділом проектів відповідей.
4.8. Інформація на запит надається безкоштовно.
4.9. У разі якщо задоволення запиту на інформацію передбачає
виготовлення копій документів обсягом понад 10 сторінок, запитувач
зобов’язаний відшкодовувати фактичні витрати на копіювання та друк. У
випадку коли запитувана інформація містить документи обсягом більш як 10
сторінок, про це протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту
повідомляється запитувачу із зазначенням обсягу фактичних витрат,
пов’язаних із копіюванням або друком документів, та реквізитів і порядку
відшкодування таких витрат. Надання інформації здійснюється протягом
трьох робочих днів після підтвердження оплати вартості фактичних витрат.
4.10. При наданні особі інформації про себе та інформації, що становить
суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується.

5. Відмова та відстрочення в задоволенні запиту на інформацію

5.1. У задоволенні запиту може бути відмовлено у таких випадках:
1) розпорядник інформації не володіє і не зобов’язаний відповідно до
його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо
якої зроблено запит;
2) інформація, що запитується, належить до категорії інформації з
обмеженим доступом;
3) запитувач не оплатив фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або
друком документів, відповідно до пп 4.9. цього Порядку;
4) не дотримано вимог до складання та подання запиту на інформацію,
передбачених частиною п’ятою статті 19 Закону України «Про доступ до
публічної інформації», а саме не зазначено:
– прізвище, ім’я, по батькові (найменування) запитувача, поштову адресу
або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку (якщо такий є);
– загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст
документа, щодо якого зроблено запит (якщо запитувачу це відомо);
– підпис і дату (за умови подання письмового запиту).
5.2. Інформація про відмову та відстрочення в задоволенні запиту на
інформацію надається запитувачу відповідно до п.п. 4-7 ст. 22 Закону
України «Про доступ до публічної інформації».

6. Контроль за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації

6.1. Відповідальні працівники уповноваженого підрозділу здійснюють
контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів
відповідей структурними підрозділами виконавчого комітету.
6.2. Датою та часом фактичного виконання відповідним структурним
підрозділом завдання з розгляду запиту вважається дата та час реєстрації
його у відповідному журналі відділу роботи з територіальною громадою
виконавчого комітету.
6.3. Рішення, дії чи бездіяльність розпорядників інформації можуть бути
оскаржені до керівника розпорядника, вищого органу або суду відповідно до
чинного законодавства України.